Amsterdam is het mooist vanaf het water, daarvan is Canal Company overtuigd. Die kant van de hoofdstad wil de rederij haar klanten daarom graag laten zien. Doordat Canal Company de interne (document)processen efficiënt geregeld heeft, kan het bedrijf zich helemaal focussen op het realiseren van een niet geringe ambitie: ‘Wij willen host of Amsterdam zijn.’

Gasten een leuke dag bezorgen, dat is waar de medewerkers van de Amsterdamse rederij Canal Company zich elke dag voor inspannen, 365 dagen per jaar. ‘Wij willen de liefde voor Amsterdam uitdragen naar onze gasten’, vertelt financieel directeur Peter Duwel. ‘Je kunt door Amsterdam wandelen en musea bezoeken, maar je moet de stad echt vanaf het water ervaren om er een goed beeld van te krijgen.’

Groei en bloei
Canal Company is een bloeiend bedrijf. Sinds de start in 1984 volgt de ene nieuwe activiteit de andere op, en is groei het sleutelwoord. Verantwoorde groei, welteverstaan. ‘De gemeentepolitiek zet op het water in op verduurzaming, een betere doorstroming, veiligheid en minder overlast. Achter die uitgangspunten kunnen wij ons scharen’, zegt Duwel.
Een bedrijf dat zo’n enorme groei doormaakt, moet intern de processen wel op orde hebben, is de ervaring van Canal Company. ‘Onder invloed van diverse overnames én de crisis hebben we besloten te investeren in automatisering. We hadden verschillende pakketten voor diverse doeleinden, die soms door één iemand onderhouden werden. Dat maakte ons kwetsbaar. We hebben bij de pakketselectie gekeken naar continuïteit en functionaliteit. We wilden vooral een goed reserverings- en planningssysteem hebben, een geïntegreerde webshop en een goed kassasysteem, dat kon ‘praten’ met mijn boekhoudpakket. Wij kozen op basis hiervan voor Microsoft Dynamics Navision, aangevuld met de maatwerkmodule Reservering & Planning.’

Offerte als USP
Voor Duwel als financieel directeur was het nieuwe systeem efficiënt en een hele verbetering. Op bepaalde punten kon het gebruiksgemak echter beter. Eén van de zaken die niet voldoende ondersteund werden, was het opmaken van een offerte. Een essentieel onderdeel van het verkoopproces. Want Canal Company levert een ervaringsproduct, maar het is niet de enige rederij die een ervaringsproduct levert. Duwel: ‘Wij doen er alles aan om onze klanten al vroeg te benaderen, zodat ze weten dat ze bij ons moeten zijn. We proberen het bedrijfsleven en touroperators te verleiden bij ons te komen varen. Met onze offerte kunnen we ons juist onderscheiden.’
Voordat Canal Company werk maakte van automatisering, knutselde het bedrijf zelf een offerte in elkaar op basis van Word. ‘Maar dat was tijdrovend en erg foutgevoelig’, herinnert Marjan Koopman zich, die bij Canal Company verantwoordelijk is voor sales en reserveringen. Toen het bedrijf in contact kwam met CRMconnectors, expert in het digitaliseren en stroomlijnen van documentprocessen, bleek de oplossing voor het probleem nabij. Koopman: ‘Dankzij de tool van CRMconnectors kunnen wij op basis van gegevens uit Navision nu mooi opgemaakte en uitgebreide offertes maken. Duidelijk, professioneel en met foto’s die het verhaal ondersteunen. Het is een gepersonaliseerde standaardofferte compleet met logo en digitale handtekening, die lijkt op een maatwerkofferte en mogelijkheden biedt voor upsales.’ Alles digitaal natuurlijk, zoals het een duurzaam bedrijf betaamt. ‘Vergeleken met vroeger scheelt het dozen papier en printwerk.’

Besparing van tijd en geld
Dankzij CRMconnectors verloopt het offertetraject efficiënter en sneller. Per dag loopt de totale besparing in tijd op tot wel zo’n 2,5 uur, schat Koopman. Tijd die het groeiende bedrijf goed kan gebruiken bij het ontwikkelen en uitvoeren van plannen die bijdragen aan het realiseren van haar ambitie: host of Amsterdam zijn.
Het mes snijdt met de nieuwe tool overigens aan meer kanten, want Canal Company heeft nu niet alleen een mooier product dat sneller te maken is, maar kan dankzij de tool de upsales gemakkelijker realiseren; de gemiddelde omzet per passagier is iets toegenomen. Koopman wijst er nog op dat offreren minder foutgevoelig is geworden en bovendien leuker om te doen. ‘We zijn af van copy en paste. En we krijgen goede reacties van klanten op ons mooie product’, zegt zij. Duwel: ‘Wij hebben bovendien een werkomgeving gecreëerd waarin medewerkers met trots kunnen uitdragen waar wij voor staan.’ Koopman: ‘Aan de telefoon kun je alles mooi vertellen, maar het is heel fijn dat we het nu in de offerte ook kunnen laten zien.’ Duwel: ‘En uiteindelijk maken we het waar op het water. We scoren een dikke 8 voor klanttevredenheid.’

Toekomst
De implementatie van de tool van CRMconnectors had wel enige voeten in de aarde, bij Canal Company. ‘Dat zat ‘m niet in de koppeling, maar in de opmaak. Om het zo te krijgen als wij het hebben wilden, dat was tijdrovend.’ Nu dat achter de rug is, werkt Canal Company tot tevredenheid met het systeem, dat Duwel van harte kan aanbevelen aan andere bedrijven. ‘CRMconnectors biedt toegevoegde waarde voor elk bedrijf dat offertes wil automatiseren.’
Automatisering faciliteert de groei van Canal Company, dat is duidelijk voor financieel directeur Duwel. ‘We hebben één systeem voor de toekomst, we hebben alle informatie nu op één plaats en hoeven minder handelingen te verrichten voor een beter resultaat. CRMconnectors was de ontbrekende schakel in het geheel, die zeker bijdraagt aan ons succes. En die in de toekomst ook meer mogelijkheden biedt, want we kunnen ook onze verkoop- en personeelscontracten beheren met CRMconnectors. Verdere automatisering is zeker mogelijk.’

Over Canal Company
Canal Company, een typisch Amsterdams bedrijf, is de grootste rederij van Amsterdam. Het bedrijf verzorgt toonaangevend én maatschappelijk verantwoord duurzaam entertainment op en rond de grachten. Canal Company staat in de top 5 van dagattracties van Nederland (NBTC 2014). Bij de rederij werken ca. 350 mensen. Op jaarbasis vervoert het bedrijf 1,4 miljoen klanten op een totale markt van 3,8 miljoen passagiers.
www.canal.nl

Over CRMconnectors
CRMconnectors is een jong dynamisch bedrijf, gespecialiseerd in het digitaliseren en
stroomlijnen van documentprocessen en het centraal bewaken van huisstijlen. De software van CRMconnectors bouwt het Microsoft Dynamics platform (NAV/CRM en SharePoint) uit tot een systeem waarin alle documentprocessen efficiënt, foutloos, digitaal en uniform worden verwerkt.

‘CRMconnectors biedt toegevoegde waarde voor elk bedrijf dat offertes wil automatiseren’